Sprzęt i oprogramowanie, czyli ogólnie ujmując zasoby IT każdej Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST), powinny być szczegółowo opracowane, skatalogowane, natomiast wiedza na ich temat ogólnie dostępna. W tym celu warto wesprzeć się usługami specjalistycznej firmy, która profesjonalnie zajmuje się przeprowadzaniem kompleksowej inwentaryzacji JST wraz z podległymi jednostkami organizacyjnymi.
Nasi specjaliści zajmują się przygotowywaniem dedykowanej indywidualnemu klientowi bazy danych łącznie z narzędziami informatycznymi, do której spływają zbierane podczas inwentaryzacji informacje, a następnie są one opracowywane. Warto zauważyć, iż powierzenie przeprowadzania okresowych audytów zewnętrznych firmie, która na co dzień zajmuje się taką inwentaryzacją i opracowywaniem danych jest posunięciem, dzięki któremu można łatwo zaoszczędzić czas pracowników.
Skuteczne zarządzanie kosztami we wszystkich jednostkach zlokalizowanych na terenie danej JST musi zostać oparte na rzetelnej wiedzy w tym zakresie. Dlatego każdy proces poszukiwania oszczędności powinno się rozpocząć od gruntownej inwentaryzacji rozwiązań IT i realizowanych przez jednostkę publiczną usług. Stworzenie takiego opracowania, zawierającego szczegółowe informacje z inwentaryzacji sprzętu czy oprogramowania pozwoli Państwu zorientować się w rzeczywistych potrzebach i możliwościach posiadanej infrastruktury informatycznej. Specjaliści z Naszej firmy zajmą się analizą kosztów funkcjonowania całej infrastruktury i wszystkich usług IT w Państwa JST, abyście mogli dowiedzieć się kto i w jakim zakresie tak naprawdę wykorzystuje IT, a co najważniejsze: za jaką cenę i czy istnieją jakieś obszary do ewentualnej optymalizacji wspomnianych kosztów.
Nasza firma przeprowadzi dla Państwa audyt zewnętrzny w trakcie realizacji przez Państwa projektu. Nasi specjaliści przeanalizują i ocenią zaawansowanie prac, a następnie będą mogli doradzić zmiany, które byłyby dla Państwa JST najkorzystniejsze. Usługę audytu kierujemy nie tylko do projektów realizowanych zgodnie z umową, lecz także projektom źle zarządzanym czy zagrożonym, w ramach których nasza firma dokładnie przyjrzy się procesom zarządczym w projekcie, jak i tym wytwórczym. Naszym zadaniem jest zarówno analiza zrealizowanych już etapów, utrudnień i ryzyk w realizacji kolejnych, jak i konsultacji z zespołem wdrożeniowym opracowanych szczegółowych wymagań i specyfikacji. Uważamy, że wcześniej zauważone problemy i szybka reakcja na zdiagnozowane ryzyka mogą skutkować docelowo niższym kosztem całej inwestycji. Celem przeprowadzanego audytu jest uzyskanie zapewnienia, że projekt realizowany jest zgodnie z umową i wnioskiem. Dowodem przeprowadzonego audytu wystawiana jest dla Państwa opinia w tym zakresie.
Proponujemy Państwu audyt powykonawczy, czyli ostateczną weryfikację odpowiadając na pytania: „czy wszystkie cele projektu zostały zrealizowane?”, „czy przebieg projektu był prawidłowy?”. Audyt taki sprawdza autentyczność czy docelowy produkt projektu jest w rzeczywistości tym produktem, którego oczekiwał klient. Wynik takiej analizy nie mogą już niestety wpłynąć na poprawę efektywności projektu, ale jest podstawą do wyciągnięcia wniosków, które mogą przyczynić się do poprawy wykonania innych projektów w przyszłości. W wyniku audytu powykonawczego formułowane są założenia do programu ewaluacyjno-rozwojowego projektu w zakresie organizacyjnym, technicznym i prawnym.
Na Państwa życzenie Nasza firma przeprowadzić może szczegółowo diagnozę interesariuszy, która pozwoli na dokładne określenie jaka i jak duża grupa interesariuszy byłaby potencjalnie zainteresowana np. elektroniczną usługą wprowadzoną w przyszłości przez Państwa jednostkę publiczną. Szczegółowe zbadanie potrzeb społeczeństwa, pozwoli zrozumieć i dobrze zaplanować działania projektowe. Diagnoza taka jest następnie opracowywana przez Naszych specjalistów, a wyniki i wnioski końcowe są przekazywane do Państwa Jednostki. Należy podkreślić, że diagnozy interesariuszy coraz częściej stanowią niezbędny załącznik dokumentacji aplikacyjnej przy złożeniu wniosku o dofinansowanie projektu z funduszy UE.
Weryfikacja wskaźników projektów, jest niezbędnym elementem zarządzania projektem i powinna być wykonana zarówno w końcowej fazie przed wnioskiem o płatność końcową albo w trakcie realizacji projektu. Działanie takie może zapewnić niwelacje ryzyka nieprawidłowej realizacji i konieczności zwrotu części dofinansowania.
Uruchamianie projektów informatycznych powinno wynikać z opracowanej wcześniej strategii informatyzacji. Strategia informatyzacji ma za zadanie wyrażać cele długoterminowe, szczególnie w zakresie eksploatacji i rozwoju systemów, jak i technologii informatycznych danej Jednostki Samorządu Terytorialnego (gminy, miasta, powiatu, województwa), a także sposobu zarządzania informatyką w jednostce. Strategia informatyzacji wskazuje także na zasoby jakie są niezbędne do realizacji przyjętych celów oraz przedstawia harmonogram ich przebiegu. Nasza firma zajmuje się tworzeniem strategii informatyzacji, które ułatwić mogą funkcjonowanie i rozwój danej JST według założonych wcześniej kierunków działania wskazanych w strategii. Strategia taka opiera się na trzech podstawowych działaniach: audycie stanu informatyzacji, analizie otoczenia społeczno-gospodarczego oraz oszacowania nakładów finansowych niezbędnych do realizacji projektów informatycznych.
Nasza firma oferuje Państwu kompleksową usługę opracowania programów i strategii informatyzacji miast, gmin lub województw. Dokument taki ujmuje cele i uwarunkowania rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego przy zmieniających się warunkach wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Ważnym czynnikiem są również uczestnicy realizacji danej strategii, którzy pomagają w wyborze najlepszej wizji rozwoju. Najistotniejszym celem dokumentu jest wyznaczenie kierunków rozwoju w połączeniu z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informacyjnych oraz uświadomienie społeczeństwu możliwości wykorzystania w życiu codziennym zastosowań teleinformatycznych. Opracowanie strategii poprzedzone jest zawsze konsultacjami społecznymi i warsztatami strategicznymi, w których uczestniczą eksperci reprezentujący jednostki organizacyjne JST oraz organizacje pozarządowe kompetentne dla wyrażania poglądów na temat rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego.
W ramach prac analitycznych w zakresie strategii informatyzacji wykonujemy:
1. Analizę otoczenia społeczno-gospodarczego.
2. Badanie uwarunkowań formalno-prawnych i organizacyjnych.
3. Inwentaryzację zasobów IT JST.
4. Analizę SWOT.
5. Analizę strategiczną.
Nasi specjaliści wykonają dla Państwa modele procesów biznesowych projektowane specjalnie pod indywidualne wytyczne klienta. Modelowanie procesów biznesowych poprzedzone jest wywiadem, który ma na celu ustalenie w jaki sposób działa dana organizacja / proces (mówić wtedy możemy o procesach AS IS). Docelowo modelowanie pomaga określić najbardziej korzystny sposób postępowania w danej sytuacji (mówić wtedy możemy o procesach TO BE).
Modelowanie procesów służy przede wszystkim przedstawieniu przejrzystego, łatwego w zrozumieniu modelu procesu, czyli uporządkowanemu graficznemu opisowi procesu. Z modelu procesu biznesowego można łatwo wywnioskować przebieg procesu, a także kolejność wykonywania poszczególnych kroków we wspomnianym procesie. Wszystkie działania pozwolą optymalizować świadczenie usług na wysokim poziomie dojrzałości zarówno wewnątrzadministracyjnych (A2A) jak i usług zewnętrznych dla mieszkańców (A2C) i przedsiębiorców (A2B).
Dokumentacja koncepcyjna jest opracowaniem mającym na celu określenie i uzgodnienie zakresu projektu. Celem głównym przygotowanej przez Naszą firmę dokumentacji koncepcyjnej jest określenie wymagań w ramach przygotowania dokumentacji aplikacyjnej, w szczególności ogólnych wymagań funkcjonalnych oraz przygotowanie wyjściowego wariantowego kosztorysu w oparciu o szacowanie cen. Wykonane przez Naszych specjalistów analizy mają dać odpowiedź co do wykonalności zaproponowanego przez Naszą firmę wariantu rozwiązania pod względem technicznym, jak i technologicznym.
Tworzenie dokumentacji technicznej poprzedzone musi zostać przeprowadzeniem inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania w danej jednostce czy całej gminie, aby zakres budowy produktu był zgodny ze zdiagnozowanymi potrzebami. Dokumentacje techniczne tworzone przez Naszą firmę mają na celu przedstawienie: szczegółowo opracowanych danych techniczno-technologicznych zebranych podczas wspomnianej inwentaryzacji, uzgodnionego zapotrzebowania na sprzęt i oprogramowanie wraz z propozycjami zakupu niezbędnego sprzętu czy oprogramowania.
Polityka bezpieczeństwa jest dokumentem tworzonym indywidualnie pod wymogi stawiane przez klienta, zawierającym zgodne z obowiązującym prawem przepisy (w szczególności z RODO), reguły i procedury, według których dana jednostka buduje, zarządza oraz udostępnia swoje zasoby i systemy informatyczne. Nasza firma zajmuje się tworzeniem dokumentów, które obejmują swoim zakresem nie tylko sieć komputerową jednostki, lecz także zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych będących w jej posiadaniu. Składowymi takiego dokumentu są przede wszystkim: definicje podstawowych pojęć, określenie odpowiedzialności w jednostce, określenie metod ochrony przed wirusami, określenie zasad serwisowania sprzętu, określenie zasad podłączenia i korzystania z sieci oraz udostępniania przez nią informacji czy zdefiniowanie wymagań dotyczących kont użytkownika i haseł. Te i wiele innych zagadnień poruszonych zostanie w dokumencie Polityki Bezpieczeństwa jeśli zdecydujecie się Państwo na usługi Naszej firmy.
Nasi specjaliści przygotują dla Państwa opis przedmiotu zamówienia zawierający ogólną informację o danym przedmiocie zamówienia, która po wcześniejszych konsultacjach zostanie przedstawiona w sposób zrozumiały dla wszystkich zainteresowanych. Tworzenie opisu przedmiotu zamówienia jest obowiązkiem zamawiającego. Jest jedną z najistotniejszych czynności niezbędnych do przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ponieważ wskazuje szczegółowo na rzeczywiste potrzeby zamawiającego. Opis przedmiotu zamówienia jest niezbędny także do prawidłowego ustalenia wartości zamówienia, umożliwia wykonawcy obliczenie ceny oferty oraz zapewnia jednolity sposób zrozumienia OPZ przez wykonawców. Nasza firma stworzy łatwy do zrozumienia, ścisły i precyzyjny dokument przedstawiający wszechstronnie przedmiot zamówienia wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami.
Bezpieczeństwo IT w ostatnim okresie stanowi kluczowy temat przykuwający uwagę nie tylko pracowników działów IT czy ABI, ale również wszystkich pracowników pracujących w systemach informatycznych jednostek administracji publicznej. W 2018 roku wchodzi nowe Rozporządzenie UE o Ochronie Danych Osobowych. Aby przygotować się do wdrożenia istotnych wytycznych i procedur, należy zapewnić właściwe szkolenia podnoszące kompetencje i wiedzę pracowników w zakresie nowych uwarunkowań prawnych, a szczególnie:
1. Monitorowania i raportowania wycieków danych.
2. Opracowania wymogów regularnego testowania bezpieczeństwa.
3. Opracowania i wdrożenia adekwatnych procedur i środków bezpieczeństwa.
4. Przeprowadzenia analizy ryzyka.
5. Zwiększenia świadomości pracowników o ochronie danych osobowych.
Dlatego właśnie, nasza firma oferuje przeprowadzenie szkoleń wraz z wykonaniem audytu z zakresu bezpieczeństwa IT, działania te są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania w kontekście bezpiecznego przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych.
Celem szkolenia z zakresu e-usług jest przekazać Państwu jak najwięcej wiedzy praktycznej związanej z realizacją elektronicznej usługi, uzupełnionej o ciekawe zagadnienia merytoryczne i sprawne metody realizacji pożądanych działań. Jest to Nasza recepta na prowadzenie usług publicznych w Internecie w sposób bezpieczny i w zgodzie z przepisami prawa na bardzo wysokim poziomie dojrzałości. W trakcie szkolenia część wykładowa uzupełniona zostanie praktycznymi wskazówkami, a także możliwością zapoznania się z konkretnymi formularzami i specjalistycznymi zagadnieniami związanymi z realizacją e-usług typu A2A, A2B i A2C na różnych poziomach. Naszym celem jest wyjaśnienie Państwu w prosty i zrozumiały sposób zasady funkcjonowania e-usług w administracji publicznej i przekonanie o korzyściach jakie wynikają z wykorzystania narzędzi internetowych w świadczeniu usług przez Państwa urząd.
Nasza firma prowadzi także szkolenia z zakresu modelowania procesów biznesowych. Dzięki takiemu szkoleniu poznacie Państwo formalne zasady analizy przepływu pracy i poszczególnych zadań w jednostce, opanujecie Państwo podstawową wiedzę z zakresu modelowania procesów czy procedur, a Nasi specjaliści pomogą rozwiać wszelkie wątpliwości towarzyszące tworzeniu modeli procesów biznesowych. Zapoznacie się Państwo również z podstawami notacji BPMN (Business Process Model and Notation), czyli graficzną notacją służącą do opisywania procesów biznesowych w sposób umożliwiający samodzielne analizowanie diagramów.
Oferujemy Państwu kompleksową obsługę i doradztwo podczas aplikowania o dotacje unijne na wszystkich etapach realizacji. Rozpoczynamy od rozpoznania potrzeb klienta, dobrania odpowiednich narzędzi projektowych, przygotowania kompletu niezbędnej dokumentacji aplikacyjnej, optymalizacji projektu pod kątem wymogów programowych i kryteriów oceny wniosku, kończymy na promocji projektu i jego rozliczeniu. Doradztwo, które Państwu proponujemy zapewniamy poprzez doświadczenie naszych specjalistów na każdym etapie załatwiania sprawy.
Oferujemy Państwu kompleksową obsługę i doradztwo podczas aplikowania o dotacje unijne na wszystkich etapach realizacji. Rozpoczynamy od rozpoznania potrzeb klienta, dobrania odpowiednich narzędzi projektowych, przygotowania kompletu niezbędnej dokumentacji aplikacyjnej, optymalizacji projektu pod kątem wymogów programowych i kryteriów oceny wniosku, kończymy na promocji projektu i jego rozliczeniu. Doradztwo, które Państwu proponujemy zapewniamy poprzez doświadczenie naszych specjalistów na każdym etapie załatwiania sprawy.
Świadczymy również usługi doradcze podczas realizacji projektów unijnych, które obejmują m.in. udział w pracach związanych z planowaniem / projektowaniem Zintegrowanych Systemów Informatycznych, a następnie udział w odbiorach i testach przedmiotów zamówień. Udzielamy porad na temat zagadnień pojawiających się w trakcie realizacji projektu, a także bierzemy udział w monitorowaniu postępu rzeczowego i harmonogramu projektu łącznie z monitoringiem wskaźników, pełną sprawozdawczością i rozliczeniem końcowym.
Celem naszej usługi jest przygotowanie Studium Wykonalności (SW), które jest niezbędne dla wszelkich inwestycji sektora publicznego. Pomagamy dostarczyć dane i analizy techniczne, finansowo-ekonomiczne, społeczne niezbędne do podjęcia decyzji inwestycyjnej w każdym aspekcie dla planowanego przedsięwzięcia.
Dokumenty SW przygotowywane dla Państwa przez naszych specjalistów i analityków mogą być zarówno załącznikiem do wniosku aplikacyjnego opracowywanego przez Państwa bądź elementem kompleksowej dokumentacji tworzonej dla Państwa przez naszą firmę.
Usługa przygotowania studium wykonalności przez naszą firmę kierowana jest do Jednostek Samorządu Terytorialnego oraz jednostek podległych, które mają w planach inwestycje i będą potrzebowali zewnętrznego finansowania, np. takiego jak: dotacje czy kredyt. Współpracę należy nawiązać niezwłocznie po podjęciu decyzji o składaniu wniosku o dofinansowanie. Przygotowanie takiej dokumentacji zajmuje naszym specjalistom po uzyskaniu wszystkich niezbędnych danych od 3 do 12 tygodni. Należy pamiętać również, że dla dobrego przygotowania studium wykonalności niezbędna jest Państwa współpraca w zakresie przekazania danych organizacyjnych i finansowych.
Przykładowy zakres opracowywanego studium wykonalności przez naszą firmę:
1. Informacja o wnioskodawcy.
2. Opis projektu.
3. Analiza opcji technicznych.
4. Analiza oddziaływania na środowisko.
5. Plan wdrożenia i funkcjonowania projektu.
6. Analiza finansowo-ekonomiczna.
7. Analiza ryzyka i wrażliwości.
Nasi specjaliści pomogą Państwu w przygotowaniu analizy finansowej, która jest elementem analizy ekonomicznej, niezbędnym filarem analizy działalności danej jednostki. Zadaniem przeprowadzonej analizy finansowej jest zapewnienie Państwu informacji o sytuacji finansowej jednostki, niezbędnej w procesie zarządzania. Przeprowadzenie takiej analizy finansowej do projektów unijnych ma na celu przede wszystkim ustalenie możliwości rozwoju i wypłacalności danej jednostki.
Świadczymy specjalistyczne usługi w zakresie zarządzania projektami zgodnie z metodyką Prince 2. Nasi pracownicy posiadają bogate doświadczenie w kierowaniu projektami, czy jego koordynowaniu w ramach programów UE. Zarządzamy przedsięwzięciami począwszy od przygotowania procedur zamówień publicznych (SIWZ), kończąc na złożeniu wniosku o płatność końcową. W ramach usług zarządzania realizujemy m.in. zadania:
1. Przygotowania Dokumentacji Inicjującej Projekt.
2. Identyfikacji i analizy procesów biznesowych.
3. Przygotowania kompleksowych SIWZ.
4. Wsparcia prawnego podczas prowadzonych postępowań.
5. Pełnienie nadzoru w procesie prowadzenia analiz przedwdrożeniowych.
6. Prowadzenia inwentaryzacja zasobów IT.
7. Kompleksowego nadzoru technicznego realizacji projektu.
8. Wykonania audytów śród realizacyjnych projektu.
9. Bieżąca kontrola finansowa połączona z analizą ryzyk.
10. Organizacja i prowadzenie spotkań konsultacyjno-szkoleniowych.
11. Weryfikowania dokumentów technicznych.
12. Nadzoru technicznego nad odbiorami.
13. Obsługa informatyczna w zakresie zarządzania projektem.
Podczas realizacji projektów unijnych świadczymy usługi doradcze, które obejmują udział w przygotowaniu dokumentacji przetargowej dotyczącej zamówień publicznych związanych z realizacją projektu. W ramach usług opracowujemy szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) jak również projekty: umów przetargowych oraz innych dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania na wybór Wykonawców dostaw, usług lub robót budowlanych. Dokonujemy wariantowego szacowania wartości zamówienia zgodnie z przepisami ustawy Pzp, dla wszystkich rodzajów postępowań.
